Lediga jobb som Chefssekreterare och VD-assistenter m.fl. i Borlänge

Arbetsbeskrivning
Vi söker en noggrann och engagerad administrativ assistent för kommande uppdrag hos en av våra kunder! denna roll kommer du att hantera bokningar, schemaläggning, administrativ support, dokumentation och korrespondens samt koordinering av möten och event. Du har tidigare erfarenhet från en assistentroll, tex inom hotell eller liknande bransch, och har goda kunskaper i administrativa system som Microsoft Office och bokningssystem. Du är noggrann, strukturerad och lösningsorienterad med stark organisatorisk förmåga och god kommunikationsförmåga. Erfarenhet av arbete i en dynamisk miljö med högt tempo är meriterande.
Att vara konsult innebär att du arbetar på uppdrag hos olika företag och får möjlighet att bidra med din expertis i varierande projekt och miljöer. Som konsult förväntas du snabbt kunna sätta dig in i nya arbetsuppgifter och anpassa dig till olika företagskulturer, vilket ger dig en bred erfarenhet och en dynamisk arbetsvardag. I den här rollen är det viktigt att du är tillgänglig för att påbörja arbete omgående, då uppdragen ofta har ett omedelbart behov av din kompetens och drivkraft.
Du ansöker på www.randstad.se, innan den 2024-11-30. Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta [email protected]. För att vi ska kunna hjälpa dig på bästa sätt behöver du bifoga ditt CV i din ansökan. Önskar du även skicka med ett personligt brev eller annan kompletterande information kring din ansökan ber vi dig lägga med det i samma dokument, t.ex. som en inledning på ditt CV. 

Ansvarsområden
Hantering av bokningar och schemaläggning.
Administrativ support till olika avdelningar.
Skapande och hantering av dokumentation och korrespondens.
Koordinering av möten och event.
Hantering av inkommande samtal och e-post.


Kvalifikationer
Erfarenhet från en assistentroll.
Tidigare erfarenhet av administrativa uppgifter.
Goda kunskaper i administrativa system och verktyg (t.ex. Microsoft Office, bokningssystem, CRM-system).
Förmåga att arbeta självständigt och ta initiativ.


Om företaget

Randstad
På Randstad vet vi att alla människor har en plats på arbetsmarknaden. Med verksamhet över hela landet och inom alla kompetensområden hjälper vi människor att hitta ett jobb som känns bra, och där de får möjlighet att växa, utvecklas och uppnå sin fulla potential.

Med närmare 600 000 anställda i 38 länder är Randstad världsledande inom HR-tjänster, med målsättningen att bli världens främsta och mest uppskattade partner på arbetsmarknaden. Genom att kombinera vår passion för människor med kraften i dagens teknologi hjälper vi människor och företag att uppnå deras fulla potential. Vi kallar det Human Forward. Visa mindre

Som chefsassistent på Trafikverket är du med och underlättar vardagen för invånare och företagare i hela Sverige. Det gör du genom att vara med och bidra till framtidens infrastruktur.


Chefsassistent

Arbetsuppgifter

På den centrala funktionen HR arbetar vi för att skapa en modern och attraktiv arbetsplats med rätt kompetens på rätt plats i organisationen. Vi har ett strategiskt och funktionellt ansvar för hela Trafikverket och bidrar med stöd och styrning inom vårt ansvarsområde. Vår ambition är att skapa en stimulerande arbetsmiljö som präglas av arbetsglädje och engagemang. Vill du följa med på resan?
Som chefsstöd till HR-direktör Niclas Lamberg har du en viktig roll vad gäller administration, planering och genomförande av såväl den kortsiktiga som långsiktiga verksamheten inom HR. I rollen arbetar du självständigt och proaktivt med mötesplanering, kalenderhantering, korrespondens, protokollskrivande, presentationsmaterial, beställningar, resebokningar, fakturahantering, uppföljning och ärendehantering. Rollen innebär även planering för interna event som t.ex. NOR, avdelningsdagar och chefsmöten. Du är den som har övergripande kontroll på vad som händer, vet vad som är på gång och ser till att inget faller mellan stolarna. Som chefsassistent är du kontaktperson både internt och externt, vilket innefattar planering och kommunikation kopplat till HR direktörens medverkan i nationella och internationella samarbeten och nätverk. Du kommer även regelbundet att stötta övriga avdelningschefer inom CF HR. 

Övrig information

Önskar du att arbeta delvis på distans? I den här tjänsten har du som vill möjlighet att ha en dialog kring att arbeta hemifrån eller från ett annat Trafikverkskontor ett par dagar i veckan.
I denna rekrytering används webbaserade tester som en del i urvalet.

Vi använder främst mail (från mejladress: [email protected]) för att göra utskick och kallelser. Kolla din inkorg och även skräppost/SPAM regelbundet under denna tid för att vara säker på att du får all information från oss!

Kvalifikationer

Vem är du?
För att trivas i rollen som chefsassistent är det viktigt att du trivs med att arbeta självständigt och att du är bekväm i att ta egna beslut. Då du arbetar mycket självständigt är det även viktigt att du är strukturerad och stresstålig. Vidare är det viktigt att du är flexibel, att du anpassar dig snabbt till nya system och direktiv. Vi ser även gärna att du strävar efter att slutföra uppgifter med goda resultat.
Vi söker dig som
Har universitets- eller högskoleutbildning inom administration/ekonomi, alternativt annan utbildning i kombination med erfarenhet som vi bedömer likvärdig.
Har några års erfarenhet av arbete som assistent på motsvarande organisatorisk nivå i en större organisation eller statligt verk.
Har goda kunskaper i att använda Officepaketet, Skype och faktureringssystem (som tex CDI/Agresso)
har körkort för personbil
Har god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska, såväl i tal som skrift.

Det är meriterande om du
Har erfarenhet av Agresso, CDI och Sharepoint.
Har erfarenhet från annan koordinerande roll som tex projektledare, koordinator eller liknande.


Ansökan

De frågor som du får besvara när du skickar in din ansökan kommer att ligga till grund för det första urvalet vi gör. 
Som sökande till Trafikverket kan du eventuellt behöva gå igenom en säkerhetsprövning. Den innehåller säkerhetsprövningssamtal och registerkontroll innan anställning, om tjänsten är placerad i säkerhetsklass. I vissa fall krävs svenskt medborgarskap för säkerhetsklassade tjänster.
Som anställd i Trafikverket kan du komma att bli krigsplacerad utifrån totalförsvarets behov.
På HR arbetar du tillsammans med verksamheten för att skapa en modern och attraktiv arbetsplats. Fokus för oss är att hitta talanger, i rätt tid, på rätt plats och med rätt profil. Vi bidrar med stöd och styrning inom hela HR-området till både organisation och chefer. Tillsammans med verksamheten arbetar vi för att skapa en stimulerande arbetsmiljö som präglas av arbetsglädje och engagemang - och vi hoppas du vill vara en del av den.
På Trafikverket jobbar vi med att göra Sverige närmare. Vi tror på att en förening av olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är den bästa grunden för att bygga en arbetsplats fri från diskriminering och en miljö där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där den gemensamma nämnaren är pålitlighet, engagemang och mod. För det är så vi bäst representerar vårt samhälle. Visa mindre

Vi får samhället att fungera för människor på väg, på spår, i luften och på sjön. Därför behöver vi den bästa kompetensen. Vårt uppdrag är viktigt och har betydelse i vardagen – både för privatpersoner och företag. Hos oss tar vi ansvar, behandlar alla på ett bra sätt och har respekt för olikheter. Som medarbetare bidrar du till en hållbar framtid.

Om jobbet
Som ledningsstöd är du en viktig del i vårt gemensamma ledningsarbete inom väg- och järnvägsområdet. Du utgör avdelningsdirektörens närmaste stöd och hjälper även avdelningens ledningsgrupp med varierande arbetsuppgifter och driver självständigt projekt. Du löser allt ifrån vardagliga små hinder till att hålla samman stora spännande aktiveter inom avdelningen.

Du kommer att ha stöd av professionella och kunniga kollegor som tillsammans bidrar till att utveckla verksamheten.

Du kommer att erbjudas ett roligt och intressant arbete, om du har förmågan att ha helhetssyn, vara lösningsfokuserad och skapa mervärde i dina arbetsuppgifter. Därför lägger vi synnerligen stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Hos oss är du viktig
Gillar du att jobba tillsammans och vill du utvecklas i din yrkesroll? Hos oss kan du förvänta dig karriärsutveckling, ett förtroendefullt chefs- och medarbetarskap och ett hållbart arbetsliv. Vi är en trygg arbetsgivare som månar om din hälsa med tid för friskvård på arbetstid, flexibla arbetstider, väl tilltagna antal semesterdagar och lediga klämdagar.

Läs mer om hur det är att jobba på Transportstyrelsen

Du kommer att

• vara ett självständigt och proaktivt stöd till avdelningsdirektören
• hålla ihop och planera möten och konferenser
• ta fram underlag, presentationer och korrekturläsa material
• jobba med avdelningens kommunikation
• koordinera stödet till avdelningsdirektören genom att samordna andra medarbetares bidrag
• vara ett bollplank till avdelningsdirektören
• avlasta avdelningsdirektören med administrativa arbetsuppgifter
• delta på möten och resor tillsammans med avdelningsdirektören
• skriva protokoll från möten.

Dina erfarenheter och personliga egenskaper är av stor betydelse för att vi tillsammans ska lösa våra framtida utmaningar.

Du måste ha

• minst fem års yrkeserfarenhet av kundorienterat och relationsbyggande arbete
• kvalificerad administrativ erfarenhet
• synnerligen lätt för att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• goda kunskaper i engelska
• god datorvana och goda kunskaper i Office paketet samt tekniska verktyg för möten.

Det är meriterande om du också har

• arbetat i en ledningsgrupp eller ledningsnära verksamhet
• erfarenhet av att leda och samordna uppdrag som kräver planering samt ett strukturerat arbetssätt
• erfarenhet av att hantera och sammanställa komplex information på ett hanterbart sätt
• erfarenhet av hantering av allmänna handlingar, diarieföring, sekretessprövning eller liknande
• stor erfarenhet av att ta fram presentationsmaterial.

Vi vill att du

• är initiativtagande: tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat samt ligger steget före och gillar att skapa mervärde i dina arbetsuppgifter
• är social: du trivs med att ha många människor runt omkring dig och att driva flera uppgifter samtidigt, du gillar även att samordna medarbetare o deras kompetens för att nå bästa resultat
• är positiv: ser möjligheter, tar dig an ditt jobb med stor energi och är lösningsfokuserad
• är självgående: tar ansvar för din uppgift, strukturerar själv ditt angreppssätt och driver processer vidare
• är servicefokuserad: tillmötesgående och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra samt anstränger dig för att leverera lösningar
• är strukturerad och målmedveten: arbetar enligt en tydlig process, organiserar och planerar ditt arbete väl, slutför det som påbörjats samt håller deadlines
• är pålitlig och har hög integritet: kan hantera känsliga frågor som inte får spridas och är en god ambassadör för verksamheten
• är spindel i nätet: du tycker om att kontakta och samordna människor och material.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Mer information
Anställningen är tillsvidare med placering i Borlänge. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi tillämpar normalt provanställning.

Säkerhetsprövning kan komma att genomföras enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). 

Du kommer att rapportera till vår avdelningsdirektör.

Vid frågor är du välkommen att kontakta enhetschef Annika Sjöberg, 010 – 495 62 66  [email protected]. ST, Stefan Lindgren och Saco, Ingela Svensson nås via vår växel på 0771-503 503.

Vi vill inte att annonsörer och bemanningsföretag kontaktar oss.

Ansök
Ansök via vår webbplats och bifoga ditt CV samt ett personligt brev märkt med referensnummer TSG 2023-1371.  Vi behöver din ansökan senast den 1 maj 2023. Vi gör första urvalet utifrån de frågor som du får svara på i vårt e-rekryteringssystem och kan komma att använda urvalstest.

Välkommen att bli vår nya kollega!

Kort om Transportstyrelsen

Antal anställda:
Ca 2000.

Verksamhetsområden:
Transportstyrelsen arbetar för att uppnå god tillgänglighet, hög kvalitet, säkra och miljöanpassade transporter inom järnväg, luftfart, sjöfart och väg. Vi tar fram regler, ger tillstånd och följer upp hur de efterlevs. Med hjälp av våra register arbetar vi bland annat med avgifter, tillstånd och ägarbyten.

Verksamhetsorter:
Vi har medarbetare på 12 orter i landet. Den största delen av verksamheten finns i Borlänge, Norrköping och Örebro.

Huvudkontoret ligger i Norrköping.

Läs mer om Transportstyrelsen


Kort om avdelning Väg och järnväg

Avdelning Väg och järnväg består av fem enheter med tillhörande sektioner. Vi är cirka 390 medarbetare och finns på tio orter, med den största delen av verksamheten placerad i Borlänge, Göteborg och Kista.

Vi utformar regler, prövar och ger tillstånd, utövar tillsyn och för statistik över olyckor och tillbud inom väg- och järnvägsområdet. Vi arbetar för en effektiv marknad med sund konkurrens. Visa mindre

Är du en självgående, ansvarsfull och noggrann person som drivs av att ha olika arbetsuppgifter och att vara en viktig kugge i ett stort maskineri? Är du redo för nästa steg i karriären? Trivs du dessutom i en roll där arbetsuppgifterna innebär att du får ta ett stort eget ansvar? Då är jobbet som VD-assistent via Manpower något för dig!

Urval sker löpande så sök tjänsten redan idag!

Det här är ett konsultuppdrag som varar sex månader och där tanken är att tjänsten sen ska övergå till en anställning via kunden. Du kommer att vara anställd av Manpower men arbeta hos vår uppdragsgivare.



Vad innebär det att jobba som konsult?

Rollen som konsult är både utmanande och rolig. Du kommer att utföra olika uppdrag hos våra kunder, vilket innebär att dina arbetsuppgifter kommer att variera. På ett övergripande plan kommer du att assistera VD:n och andra chefer i ledningsgruppen i det dagliga arbetet, koordinera och boka in möten samt föra protokoll vid ledningsgruppsmöten. Enligt många av våra medarbetare är det bästa med att vara konsult kombinationen av att få jobba både med människor och administration.



Mer detaljerat kommer du att

* ansvara för kalenderbokningar, resor och att samordna möten

* sammanställa beslut

* uppdatera dokumentation

* föra protokoll och ansvara för renskrivning och distribuering

* hantera inkommande samtal och mejlbevakning,

* avstämningar tillsammans med VD och ledningsgruppen.



Den vi söker

Det här jobbet passar dig som är självgående, ansvarsfull och noggrann i din yrkesroll. Du ska ha erfarenhet av administrativt arbete och det är meriterande om du har arbetat inom offentlig förvaltning. Vi tar för givet att du är en kommunikativ och organiserad person som är mån om att göra ett bra jobb.



Vi söker dig som

* har gymnasial utbildning

* har minst två års erfarenhet från liknande arbete

* är flytande i svenska i både tal och skrift

* har goda färdigheter i kommunikation och nätverkande

* har goda kunskaper i Microsoft Office.



Vi ser det som meriterande om du

* har en eftergymnasial utbildning

* har viss branscherfarenhet

* har erfarenhet från offentlig verksamhet



Erbjudande

Rent formellt bygger en anställning hos oss på samma lagar och regler som på den övriga arbetsmarknaden. Vi har kollektivavtal, med allt vad det innebär vad gäller försäkringar, tjänstepension och fackliga relationer. Det som skiljer sig är att du blir anställd hos oss, men arbetar på uppdrag hos våra kunder. Som konsult erbjuds du även friskvårdsbidrag samt utöver det får alla Manpowers anställda fri tillgång till över 4500 interaktiva utbildningar via vår e-learningportal PowerYOU.

Givetvis har du en konsultchef som finns tillgänglig för dig under hela din anställningsperiod och som är ansvarig för dina uppdrag, att du trivs på din arbetsplats och att du utvecklas i din yrkesroll.



Om Manpower

Manpower är Sveriges ledande rekryterings- och bemanningsföretag med tiotusentals attraktiva arbetsgivare över hela landet som våra kunder. Med vårt omfattande nätverk, lokalt såväl som globalt, kan vi erbjuda mängder av spännande lediga jobb som hjälper dig att bygga din karriär, både på kort och lång sikt. Hos oss kan du söka heltidsjobb eller extrajobb vid sidan av studierna. Visa mindre